Schnell, aber keineswegs unstrukturiert: So ist die Verwaltung der Th. Niehues GmbH mit Sitz in Senden nach dem Corona-Lockdown im März 2020 ins Homeoffice gestartet. „Es war für uns alle eine Premiere“, sagt Pauline Grell aus dem Bereich Marketing/Unternehmenskommunikation. „Aber zum Glück waren einige technische Voraussetzungen wie ein VPN-Client zum Zugriff aufs Unternehmensnetzwerk schon vorhanden.“ Auch der Nachweis der Arbeitszeit war beim Spezialisten für hydraulische und elektrische Antriebs- und Steuerungstechnik aufgrund der zahlreichen Außendiensteinsätze bereits digitalisiert.

Schulungen durch die Kollegen aus der hauseigenen IT 

Zum Start ins Homeoffice erhielten die Beschäftigten von ihren Kollegen aus der hauseigenen IT in kurzen Trainingssitzungen eine Einführung in den Umgang mit der Technik und den neuen Kommunikationstools wie z.B. Microsoft Teams oder Teamviewer. „Darüber hinaus haben wir uns natürlich alle selbst eingearbeitet. Aber es war schon sehr hilfreich, dass man bei Fragen eine schnelle Antwort aus der IT erwarten konnte“, sagt Grell. Nachdem die technische Seite geklärt war, strukturierten sich die einzelnen Teams innerhalb der weiter bestehenden Kernarbeitszeiten neu: Wer ist wann ansprechbar? Wer arbeitet gegebenenfalls doch mal einen Tag im Büro? Wie kommunizieren wir? Wie oft sind Besprechungen notwendig? Wie laufen diese ab?

Um interne und externe Besprechungen online effektiv führen zu können, gab es für die Beschäftigten eine Liste mit Meetingregeln. „Mikro aus, wenn man nicht spricht. Hand heben, wenn man etwas sagen möchte – all das, was wir jetzt beherrschen, was damals aber völlig neu war“, erklärt Grell. Die überraschende Erfahrung: „Wo wir früher drei Abstimmungsschleifen gebraucht haben, benötigen wir heute oft nur noch zwei. Denn digital können wir direkt im Dokument arbeiten und man findet schneller einen Konsens.“

Persönliche Videos des Chefs senken Verunsicherung der Beschäftigten

Darüber hinaus lief die Kommunikation weiterhin wie gewohnt über Telefon und Mail sowie zusätzlich über Tools wie Teams oder Teamviewer, um digitale Meetings abhalten zu können. Zudem nutzt die Th. Niehues GmbH, unabhängig von der aktuellen Situation, bereits seit mehreren Jahren interne digitale Archivierungstools. „Wir haben uns bewusst gegen weitere externe digitale Archivierungstools entschieden, da wir bereits seit mehreren Jahren Dokumente mit Hilfe digitale Tools ablegen und archivieren und in diesem Bereich bereits gut aufgestellt sind.“

Mit Kreativität und Mut schaffte es die Th. Niehues GmbH auch, eine Besonderheit der Kommunikation im Unternehmen ins Digitale zu übertragen – die offenen Gespräche mit dem Chef, Michael Niehues. „Gerade die ersten Wochen des Lockdowns im März haben die Mitarbeiter verunsichert“, erinnert sich Grell. „Wir haben zwar Mails mit Hinweisen zu Corona-Verhaltensregeln und zur Situation des Unternehmens in der Krise herumgeschickt, aber wir wollten die Mitarbeiter wie gewohnt persönlich durch Herrn Niehues erreichen. Deswegen habe ich kurze Videos von maximal zwei Minuten mit ihm gedreht, in denen er die aktuelle Situation ehrlich darstellte.“ Mit Erfolg: Die Aufmerksamkeit, die Videos bei den Beschäftigten erzielten, war extrem hoch.

www.niehues.com 

Text: Sabrina Becker | Foto: Th. Niehues GmbH