Digitalisierung? „Das ist unser Stichwort“, sagt Florian Klostermann, Geschäftsführender Gesellschafter der Betonwerke H. Klostermann GmbH & Co. KG aus Coesfeld. „Wir haben uns schon Ende der 90er-Jahre damit beschäftigt und haben als mittelständisches Unternehmen viel unternommen, um im digitalen Zeitalter Schritt zu halten. Aber wir stecken auch noch mittendrin und setzen ständig neue digitale Lösungen um, weil wir immer wieder neue Vorteile entdecken und Ideen entwickeln, wie wir unsere Kundenzufriedenheit steigern und unsere Arbeitsprozesse optimieren können.“ 

 

Veränderungen auf allen Ebenen – seit 20 Jahren

Das Geschäft von Klostermann ist die Entwicklung und Herstellung hochwertiger Betonprodukte für die ganzheitliche Gestaltung öffentlicher und privater Flächen und Freiräume – und das seit mehr als 100 Jahren. Die Veränderungen der vergangenen 20 Jahre spielten und spielen sich auf allen Ebenen ab. Sie begannen, wie bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen, die die neuen Möglichkeiten nutzen wollen, mit der Einführung eines EDV-gestützten Warenwirtschaftssystems. „Das war ein ganz wichtiger Schritt“, erklärt Klostermann. „Wir haben beispielsweise durch die elektronische Archivierung sämtlicher Dokumente unseren Workflow deutlich schneller und effizienter gestalten können und Fehlerquellen ausgeschaltet. Danach haben sich auch in weiteren Geschäftsfeldern Optimierungspotenziale durch die Digitalisierung ergeben, die wir aufgegriffen haben – und das hat sich bis heute nicht geändert.“

 

Aktuell beschäftigt sich das Unternehmen mit zwei größeren Projekten: Ein Digital-Asset-Management-System (DAM) wurde bereits erfolgreich eingeführt und ein B2B-Webshop steht in den Startlöchern.

 

Schnelles Datei-Management für Mitarbeiter und Kunden

Mit dem Digital-Asset-Management-System lassen sich beliebige digitale Inhalte von Dateien, wie beispielsweise Grafiken, Fotos, Dokumente, PDFs oder Videos speichern und verwalten. „Das DAM-System richtet sich an Mitarbeiter und Kunden, wie Architekten, Baustofffachhändler, Garten- und Landschaftsbauer, gleichermaßen", erklärt Klostermann. „Wir kommen damit dem Wunsch unserer Kunden nach Produktfotos oder Referenzobjekten nach und stellen diesen eine Bildauswahl oder auch Dokumente online über einen Link zur Verfügung.“ Wünscht ein Händler beispielsweise für die Gestaltung eines Flyers zum „Tag der offenen Tür" Produktfotos oder liegt der Fokus auf einer Bildauswahl von Produkten in unterschiedlichen Formaten, Oberflächen und Farben, kann Klostermann dies seinen Kunden nicht nur professionell, sondern auch schnell und unkompliziert bereitstellen.

 

„Auch für unsere internen Geschäftsprozesse und in der Kommunikation hat sich das DAM-System bereits bewährt. So werden neben Referenzobjekten und Produktfotos unter anderem Verkaufsförderunterlagen und technische Informationen hinterlegt, die wiederum unseren Verkaufsberatern aktuelles Wissen liefern und diese in der Betreuung unserer Kunden unterstützen. Unsere Mitarbeiter können von jedem Arbeitsplatz, ob im Unternehmen oder beim Kunden und von jedem beliebigen mobilen Gerät auf die immer aktuellen Daten zugreifen. Voraussetzung ist lediglich ein Internetzugang", so Klostermann. Während die Mitarbeiter früher viel Zeit für die Recherche von Fotos oder Dokumenten aufwenden mussten, weil Informationen zuerst von Kollegen angefordert, aus Akten herausgesucht und dann verarbeitet wurden, werden heute die Dateien verschlagwortet. 

 

Verfügbarkeiten, Lieferzeiten, Konditionen und Preise rund um die Uhr

Das zweite Projekt, der geplante B2B-Webshop, wird ausgewählten Firmenkunden, in erster Linie dem Baustofffachhandel, zur Verfügung stehen und ist an die ERP-Software Microsoft Dynamics NAV angeschlossen. Geschäftskunden erhalten über den Webshop die Möglichkeit, online Informationen abzurufen und Produkte zu bestellen. „Wir schaffen damit eine komplett neue Vertriebsebene“, sagt Klostermann. „Die Kunden können 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche Informationen zu Verfügbarkeiten, Lieferzeiten, Konditionen und Preisen einsehen und die gewünschten Produkte direkt ordern. Bisher werden Anfragen nur telefonisch oder per E-Mail werktags innerhalb unserer Öffnungszeiten bearbeitet.“ 

 

Damit der dynamische Vertrieb funktioniert, passt Klostermann zudem die vor- und nach-gelagerten Prozesse den neuen Anforderungen an. „So haben nicht nur unsere Kunden deutliche Vorteile, auch unsere Mitarbeiter werden entlastet. Ihre frei werdenden Ressourcen können für andere wertschöpfende Unternehmensprozesse genutzt werden, denn das Potenzial unserer Mitarbeiter ist ein wichtiger Faktor für unser Unternehmenswachstum", sagt Florian Klostermann. „Das ist für uns der Gewinn durch die Digitalisierung: Wir können Arbeitsprozesse effektiver und sicherer gestalten, die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit steigern und zusätzliche Wertschöpfung erzielen und damit unser Wachstum nachhaltig ausbauen und steigern.

Am Ende ist die Firma Klostermann mit ihren Ideen und Plänen aber noch lange nicht. Wenn neben dem DAM-System auch der B2B-Webshop erfolgreich eingeführt ist, steht als nächstes die Digitalisierung im Personalmanagement und die Frage, wie Personalprozesse optimiert und digitalisiert werden können, auf dem Plan.

 

www.klostermann-beton.com

 

Text: Sabrina Becker | Fotos: H. Klosterman GmbH & Co. KG