Digitalisierung ja, aber wann und wie? Als Geschäftsführer der Spedition Hillert mit Sitz Bocholt fehlten Dirk Pelster im Arbeitsalltag Zeit, Ideen und Wissen für und um die Möglichkeiten der Digitalisierung. Den nötigen Anstoß für die ersten Veränderungen gab die Kanzlei Warias aus Düsseldorf als jahrelanger Begleiter und Berater des Unternehmens: Roman Warias, der Sohn des Seniors, sei mit in die Kanzlei eingestiegen und unterstütze KMU dabei, Verbesserungspotentiale beim Thema Digitalisierung zu finden. Ob Pelster nicht Interesse hätte. Er hatte. 

Digitales Dokumentenmanagement-System bringt viele Vorteile

Seit Anfang 2018 arbeitet die Spedition Hillert, zu deren Hauptkunden die großen Paketdienstleister zählen, mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS). Was hochtrabend klingt, heißt konkret: Ein Mitarbeiter scannt sämtliche Dokumente und die komplette Tagespost ein. Die Mitarbeiter schauen in das Postfach auf dem Server und bearbeiten die für sie bestimmten Dateien. Rechnungen fließen direkt in die Buchhaltungssoftware ein und werden automatisch verbucht. Die Vorteile, sagt Dirk Pelster, sind vielfältig. „Die Vorgaben für den Datenschutz sind nachweisbar erfüllt, die Ablage und Aufbewahrung ist revisionssicher und jeder kann sehen, ob der andere seine Post schon bearbeitet hat, wodurch sich die Kollegen untereinander kontrollieren.“

So weit der erste Schritt. „Nach und nach werden wir auch die alten Unterlagen aus den Ordnern einscannen und archivieren, um per Volltextsuche auf Inhalte schnellstmöglich zugreifen zu können – damit können wir unsere Nachkalkulation obendrein noch deutlich verbessern“, erklärt Pelster. „Perspektivisch sind wöchentliche Controlling-Berichte unser Ziel.“ Die Datenbasis dafür ist umfangreich. Denn die Spedition Hillert hat 2016 mit drei anderen Unternehmen die Group4Transport gegründet, zu der 397 Fahrer gehören, und leistet die komplette Buchhaltung für den Verbund.

Home-Office wird gut angenommen

Zu den digitalen Veränderungen in der Spedition Hillert gehört seit Frühjahr 2018 auch die Möglichkeit, den Teamleitern das Home-Office anzubieten, aber auch für alle Kollegen, wenn es nötig ist, weil etwa ein Kind krank ist. Die lokalen Server wurden dafür ausgelagert und sind nun von überall mit entsprechender Genehmigung zugänglich. „Das war schon ein Meilenstein für uns“, sagt Pelster. „Aber das Angebot wird gut angenommen und die Mitarbeiter können Zuhause genauso wie in der Firma arbeiten.“ 

Aktuell sucht der Geschäftsführer nach einer Speditionssoftware, die auch die direkte Kommunikation mit den Fahrern ermöglicht. „Viele von ihnen haben wir nur einmal zu ihrer Einstellung gesehen. Sie wohnen in ganz Deutschland“, erklärt Pelster. „Bisher nutzen wir verschiedene Softwareanbieter, die aber auch nicht alle das leisten können, was wir wollen. Deshalb verschicken wir einmal im Halbjahr eine vierseitige Trucker-Info an unsere Mitarbeiter. Unser Ziel ist es aber über einen Ticker oder eine App regelmäßig Nachrichten – Betriebsinterna, Glückwünsche zu Jubiläen oder einfach mal Lob zu verschicken. Und das mit einem einfachen System, denn jeder Mitarbeiter soll es nutzen können.“ 

Schulungen und Mitsprache steigern Akzeptanz bei Mitarbeitern

Das war auch die Voraussetzung bei allen anderen digitalen Veränderungen. „Man hat schon gemerkt, dass die jüngeren Kollegen eher für die Umsetzungen waren und die älteren etwas Angst vor einem kompletten Umbruch hatten. Aber es gab Schulungen und wir haben die Mitarbeiter mitentscheiden lassen, etwa bei der Struktur unseres DMS. Ich denke, so haben wir alle mitgenommen“, sagt Pelster. „Letztlich gilt: Wir müssen für unsere Kunden attraktiv bleiben. Wer seine Rechnungen noch mit Ordnern im Schrank verwaltet, wird später kaum einmal selbstfahrende LKW testen. Da sagen die großen Unternehmen: Macht erstmal eure Hausaufgaben.“

Die Zusammenarbeit mit der Kanzlei Warias würde Dirk Pelster immer wieder suchen. „Ich bin viel zu sehr im Tagesgeschäft involviert. Der Externe treibt, fordert Meetings und Fortschritte ein. Vor allem aber hat er eine Expertise, die hier sonst niemand hat: Er weiß, zum Beispiel beim DMS, was nötig ist für eine Spedition und kann die Anbieter vergleichen und verhandeln.“ Und ganz nebenbei hat Warias auch noch die Internet- und Handyverträge der Spedition durchgeschaut, optimiert und so dem Unternehmen gleich mehrere tausend Euro pro Jahr gespart.

www.spedition-hillert.de

www.warias-beratung.de

Text/ Fotos: Sabrina Becker